Oświadczenie o ochronie prywatności

Issue: 17 May 2018

1. Informacje ogólne

Szanujemy prawo do prywatności osób fizycznych i zobowiązujemy się do traktowania danych osobowych w sposób odpowiedzialny i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Istotne jest, aby w całości i uważnie przeczytać niniejszą informację o ochronie prywatności („Informacja o ochronie prywatności”), ponieważ określa ona, w jaki sposób Cushman & Wakefield („C&W”, „my” lub „nas”) traktuje Państwa dane osobowe, gdy ubiegają się Państwo o pracę lub inne stanowisko w naszej firmie oraz Państwa prawa związane z tymi danymi. Określenie „kandydaci” stosowane w niniejszej Informacji o ochronie prywatności odnosi się do wszystkich osób ubiegających się o stanowisko lub możliwość pracy dla nas w inny sposób (niezależnie od tego, czy jako pracownicy stali czy tymczasowi). 

W razie jakichkolwiek uwag lub pytań dotyczących tej Informacji o ochronie prywatności prosimy o kontakt z wykorzystaniem danych kontaktowych podanych w ustępie 9 poniżej.

2. Rodzaje danych osobowych, które gromadzimy, gdy ubiegają się Państwo o pracę 

Dane gromadzone w sposób automatyczny

Mogą Państwo odwiedzić stronę poświęconą rekrutacji w naszej witrynie internetowej („Witryna internetowa”) i szukać ofert pracy bez podawania danych osobowych. Jednak kiedy odwiedzają Państwo naszą Witrynę internetową, automatycznie gromadzimy określone informacje z Państwa urządzenia.  Aby uzyskać więcej informacji, proszę zapoznać się z informacją o prywatności, która obowiązuje w przypadku korzystania z naszej Witryny internetowej. 

Należy również pamiętać, że korzystanie z naszej Witryny internetowej podlega naszym Warunkom korzystania.

Dane osobowe gromadzone od Państwa 

Jeżeli jest to dozwolone i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, rodzaje danych osobowych, które gromadzimy i wykorzystujemy, gdy ubiegają się Państwo o stanowisko oraz w trakcie rekrutacji do C&W obejmują, między innymi następujące dane:

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe – w tym imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu i inne informacje kontaktowe, płeć, datę urodzenia, narodowość, identyfikatory krajowe (takie jak krajowy numer identyfikacyjny/numer paszportu, numer ubezpieczenia społecznego);
  • historia zatrudnienia – w tym wcześniejszych pracodawców i stanowiska/funkcje;
  • dodatkowe informacje – w tym kwalifikacje zawodowe/naukowe, uprawnienia zawodowe, wykształcenie, informacje zawarte w CV/życiorysie (które mogą zawierać informacje o członkostwie w organizacjach lub zainteresowania, czyli wrażliwe dane osobowe), rejestry i referencje od pracodawców;
  • informacje dotyczące osób udzielających referencji (w tym ich imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwę pracodawcy i stanowisko);
  • szczegółowe informacje dotyczące Państwa statusu imigracyjnego/wizy;
  • wcześniejsze podania o pracę/stanowiska (dane dotyczące wcześniejszych podań o pracę składanych do Grupy C&W lub wcześniejszej historii zatrudnienia w Grupie C&W);
  • informacje zawarte w podaniu o pracę (takie jak stanowiska, o które się Państwo ubiegają, podanie o pracę oraz powiązane dokumenty/wiadomości, listy motywacyjne, informacje z rozmów kwalifikacyjnych i telefonicznych rozmów przesiewowych związanych z rekrutacją, wnioski o odszkodowanie/świadczenia dodatkowe, informacje o przeniesieniu);
  • nagrania z kamer przemysłowych/systemów kontroli dostępu do budynku – prosimy pamiętać, że w przypadku każdej wizyty na terenie obiektu C&W (np. w celu odbycia rozmowy kwalifikacyjnej) możemy stosować kamery przemysłowe lub wdrażać mechanizmy kontroli dostępu do budynku (które obejmują przetwarzanie obrazów z kamer przemysłowych lub innych danych osobowych, takich jak imię i nazwisko osoby odwiedzającej oraz czas wejścia do budynku) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i egzekwowania prawa, ustalania i ochrony przysługujących nam praw oraz korzystania z nich lub ochrony żywotnych interesów jakiejkolwiek osoby; 
  • inne informacje, które udostępnią nam Państwo dobrowolnie w trakcie procesu rekrutacji, w tym poprzez ośrodki oceny/aktywności i rozmowy kwalifikacyjne. 

Jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa, uzyskamy Państwa wyraźną zgodę na przetwarzanie jakichkolwiek danych osobowych wymienionych powyżej.

Co do zasady w procesie rekrutacji nie gromadzimy ani nie przetwarzamy żadnych z następujących: danych, które ujawniają Państwa pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy religijne, polityczne lub filozoficzne, członkostwo w związkach zawodowych; danych genetycznych; danych biometrycznych na potrzeby jednoznacznej identyfikacji; ani danych, które dotyczą Państwa zdrowia/życia seksualnego, o ile nie jest to dozwolone na mocy obowiązujących przepisów prawa lub koniecznie w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa („Wrażliwe dane osobowe”). 

W niektórych okolicznościach, w zakresie dozwolonym na mocy obowiązujących przepisów prawa oraz zgodnie z nimi, może być konieczne gromadzenie lub żądanie udostępnienia w sposób dobrowolny pewnych Wrażliwych danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach związanych z rekrutacją: na przykład informacji dotyczących Państwa pochodzenia rasowego/etnicznego, płci i niepełnosprawności w celu monitorowania równych szans, przestrzegania przepisów zakazujących dyskryminacji lub innych oraz w związku z wymogiem sprawozdawczości na rzecz organów rządowych (żadne utworzone przez nas w tym celu sprawozdania nie będą zawierały danych, które umożliwiają Państwa bezpośrednią identyfikację, o ile nie będziemy mieć takiego obowiązku prawnego), lub informacji na temat Państwa zdrowia fizycznego lub psychicznego w celu dostosowania procesu rekrutacji lub na etapie przygotowywania oferty pracy na potrzeby wprowadzenia jakichkolwiek niezbędnych ułatwień na danym stanowisku. W trakcie procesu rekrutacji mogą Państwo w sposób dobrowolny udostępnić inne Wrażliwe dane osobowe. 

Dane osobowe gromadzone z innych źródeł oraz zarządzanie pulą talentów

Możemy gromadzić dane osobowe w inny sposób niż bezpośrednio od Państwa, na przykład:

  • dane przekazane przez agencje rekrutacyjne lub headhunterskie;
  • referencje przekazane przez osoby udzielające referencji;
  • dodatkowe informacje przekazane lub potwierdzone przez instytucje akademickie oraz podmioty świadczące usługi szkoleniowe lub certyfikacyjne;
  • dane dotyczące karalności uzyskane w ramach weryfikacji karalności (w pewnych krajach, w których taka weryfikacja jest dozwolona i przeprowadzana na mocy obowiązujących przepisów prawa); 
  • dane przekazane przez agencje zajmujące się weryfikacją informacji oraz innych zewnętrznych posiadaczy baz danych (na przykład agencje informacji kredytowej oraz inne rejestry zawodowe/dyscyplinarne); 
  • dane zgromadzone z publicznie dostępnych źródeł, w tym używanych przez Państwa platform branżowych mediów społecznościowych lub inne informacje dostępne w Internecie;
  • od innych spółek grupy C&W w celach określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności.

(każdorazowo jeżeli jest to dozwolone i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym wszelkimi wymogami dotyczącymi uzyskania Państwa zgody i – w przypadku weryfikacji karalności, korzystania z usług agencji zajmujących się weryfikacją informacji oraz gromadzenia informacji z publicznie dostępnych źródeł – jeśli jest to uzasadnione przez odniesienie do stanowiska, kiedy to otrzymają Państwo dalsze informacje przez przeprowadzeniem weryfikacji.) 

Jeżeli Państwa kandydatura zostanie rozpatrzone negatywnie, dodamy Państwa dane osobowe do naszej puli talentów w celu utworzenia w niej Państwa profilu. W takim celu możemy łączyć dane osobowe uzyskane od Państwa z informacjami ze źródeł zewnętrznych, w tym źródeł dostępnych publicznie (np. publicznie dostępnych platform, na których zamieszczają Państwo swój profil zawodowy). 

Będziemy przechowywać informacje o takim profilu przez określony czas (zgodnie z ustępem 6 poniżej), aby okresowo identyfikować oferty pracy, które mogą być dla Państwa odpowiednie i kontaktować się z Państwem w ich sprawie (oraz upewnić się, że nie kontaktujemy się z Państwem ponownie w związku z tym samym lub podobnym stanowiskiem). Mogą Państwo wycofać swoje dane z puli talentów w dowolnym momencie, kontaktując się z nami pod adresem e-mail podanym w ustępie 9 poniżej. Jeżeli będzie to wymagane przez prawo, uzyskamy Państwa zgodę przez umieszczeniem Państwa danych osobowych w puli talentów.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Gromadzimy i wykorzystujemy te dane osobowe w celu prowadzenia działań związanych z rekrutacją, planowania organizacji na całym świecie oraz zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. W związku z tym wykorzystujemy Państwa dane osobowe do identyfikowania i pozyskiwania nowych talentów, określenia Państwa kwalifikacji, podejmowania decyzji o zatrudnieniu oraz ogólnego zarządzania naszymi procesami rekrutacji i zatrudniania oraz ulepszania ich. Obejmuje to ocenę Państwa umiejętności, kwalifikacji i ogólnych informacji w kontekście danego stanowiska, prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i testów, sprawdzanie Państwa danych, weryfikację referencji i informacji (w stosownych przypadkach), ogólne zarządzanie procesem zatrudnienia i informowanie Państwa o nim. 

Jeżeli zostaną Państwo przyjęci na stanowisko w C&W, dane zgromadzone w procesie rekrutacji zostaną również wykorzystane w procesie wdrażania (w tym ustanawiania dostępu do systemów oraz przygotowywania do wprowadzenia) oraz będą stanowiły część Państwa dokumentacji pracowniczej (w stosownych przypadkach trwającego stosunku pracy). 

4. Komu udostępniamy Państwa dane osobowe oraz przekazywanie za granicę

Dbamy o to, aby umożliwiać dostęp do Państwa danych osobowych wyłącznie: (i) osobom, którym jest on niezbędny do wykonywania ich zadań i obowiązków; (ii) spółkom należącym do naszej grupy w celu przetwarzania zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności; oraz (iii) w innych okolicznościach opisanych poniżej w tym ustępie. W przypadku każdego udostępnienia danych osobowych podmiotowi zewnętrznemu podejmiemy odpowiednie środki, aby zagwarantować, że dane te są wykorzystywane w sposób zgodny z niniejszą Informacją o ochronie prywatności oraz że zachowano ich bezpieczeństwo i poufność. 

Przekazywanie danych innym spółkom w grupie

Będziemy udostępniać Państwa dane osobowe innym członkom Grupy C&W na potrzeby przetwarzania w celach określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności. 

Przekazywanie danych usługodawcom zewnętrznym

Pewne dane osobowe udostępniamy podmiotom zewnętrznym, które świadczą nam usługi w związku z procesem rekrutacji, w tym:

  • krajowym agencjom rekrutacyjnym lub headhunterskim zaangażowanym w proces Państwa rekrutacji; 
  • krajowym podmiotom świadczącym usługi w zakresie weryfikacji informacji lub kontroli bezpieczeństwa oraz właściwym miejscowym podmiotom odpowiedzialnym za weryfikację karalności (w stosownych przypadkach);
  • podmiotom świadczącym usługi IT tj. przechowywanie danych, dostawcom aplikacji/narzędzi IT, programistom komputerowym, podmiotom świadczącym usługi wsparcia oraz hostingu w odniesieniu do naszej witryny internetowej poświęconej karierze. 

Dalsze informacje o spółkach należących do naszej grupy oraz podmiotach świadczących usługi IT, które mogą przetwarzać Państwa dane osobowe (oraz ich lokalizacjach) można uzyskać na żądanie, pisząc na adres podany poniżej. Podmioty świadczące usługi mogą z czasem ulec zmianie, ale zawsze będziemy dokładać starań, aby wszystkie podmioty zewnętrze, które mają dostęp do Państwa danych, wykorzystywały je w sposób zgodny z niniejszą Informacją o ochronie prywatności i zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. 

Możemy również ujawniać dane osobowe podmiotom zewnętrznym zgodnie z innymi podstawami prawnymi, w tym:

  • w przypadku, gdy wyrazili Państwo na to zgodę;
  • aby wywiązywać się z naszych zobowiązań prawnych, w tym jeżeli jest to konieczne w celu przestrzegania prawa, regulacji lub umowy, w odpowiedzi na nakaz sądowy, postępowanie administracyjne lub sądowe, w tym między innymi wezwanie sądowe, audyt prowadzony przez organy rządowe lub nakaz przeszukania; 
  • w odpowiedzi na zgodne z prawem żądania organów władzy państwowej (w tym w celach podatkowych, imigracyjnych, dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, rejestracji spółki, bezpieczeństwa narodowego lub egzekwowania prawa); 
  • właściwym organom regulacyjnym, gdy C&W oferuje Państwu kształcenie regulowane w ramach potencjalnego stanowiska; 
  • w razie konieczności określenia, wniesienia albo odpierania potencjalnych, grożących lub aktualnych roszczeń prawnych; 
  • w razie konieczności ochrony żywotnych interesów Państwa lub innych osób; lub
  • w związku ze sprzedażą, cesją lub innym przeniesieniem własności całości lub części naszego przedsiębiorstwa.

W niektórych przypadkach opisane powyżej udostępnianie może skutkować przeniesieniem Państwa danych osobowych za granicę, w tym z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do kraju poza jego terenem. Przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych w tych krajach mogą różnić się od tych w kraju Państwa zamieszkania (a w niektórych przypadkach mogą być mniej rygorystyczne).

Serwery naszej Witryny internetowej znajdują się w Stanach Zjednoczonych, a spółki należące do naszej grupy oraz usługodawcy zewnętrzni i partnerzy mają siedziby na całym świecie. Oznacza to, że po zgromadzeniu Państwa danych osobowych możemy przetwarzać je w każdym z powyższych krajów. Przykładowo korzystamy z platformy rekrutacyjnej, która wymaga przetwarzania danych osobowych związanych z rekrutacją w USA.

Podejmujemy jednak kroki, aby zapewnić ochronę Państwa danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności. Należy do nich między innymi wdrożenie Standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (zgodnie z artykułem 46.2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) dotyczących przekazywania danych osobowych do naszej siedziby w USA. Nasze Standardowe klauzule umowne można uzyskać na żądanie. 

W kontekście pewnych ustaleń z naszymi usługodawcami zewnętrznymi polegamy na rejestracji takich usługodawców w programie Tarcza Prywatności UE-USA (zgodnie z artykułem 45 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), a dalsze szczegółowe informacje są dostępne na żądanie.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych w ramach procesu rekrutacji jest: 

  • zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi imigracji lub zatrudnienia; 
  • podjęcie działań przed zawarciem z Państwem umowy o pracę, jeżeli Państwa zatrudnienie jest rozważane; 
  • ochrona praw i interesów Grupy C&W, naszych pracowników, kandydatów i innych osób, w zakresie wymaganym lub dozwolonym przez obowiązujące prawo;
  • państwa dobrowolna zgoda;
  • nasz prawnie uzasadniony interes (jak podsumowano w ustępie 3 powyżej) (gdy charakteru nadrzędnego nie mają Państwa interesy w zakresie ochrony danych lub podstawowe prawa i wolności, w szczególności w świetle zastosowanych przez nas zabezpieczeń, na przykład tych wyszczególnionych w ustępie 4 powyżej).

Mogą Państwo zdecydować, że nie chcą przekazywać nam danych osobowych. Jednak w sytuacji, gdy prosimy Państwa o udostępnienie danych, jest to konieczne w celu spełnienia wymogu prawnego lub oceny Państwa kandydatury na proponowane stanowisko, o ile nie zaznaczono inaczej. 

W przypadku pytań lub chęci zasięgnięcia dalszych informacji na temat podstawy prawnej dla gromadzenia i wykorzystywania Państwa danych osobowych prosimy o kontakt z wykorzystaniem danych kontaktowych znajdujących się w ustępie 9 poniżej. 

6. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przez czas konieczny do realizacji celów określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności albo wymagany przez inne obowiązujące przepisy prawa. 

Jeżeli Państwa kandydatura zostanie rozpatrzona negatywnie i nie zdecydują się Państwo usunąć swoich danych osobowych z naszej puli talentów, będziemy przechowywać informacje o Państwa profilu przez 12 miesięcy od daty złożenia podania o pracę (lub najnowszej aktualizacji danych dokonanej przez Państwa). Przed usunięciem informacji z Państwa profilu możemy wysłać Państwu przypomnienie o możliwości wyrażenia zgody na przechowywanie Państwa danych osobowych w naszej puli talentów przez okres dłuższy niż wskazany powyżej. Jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę, będziemy przechowywać Państwa dane osobowe przez dodatkowe 12 miesięcy. Jeżeli będą wymagały tego obowiązujące przepisy prawa w danym kraju regionu EMEA, uzyskamy Państwa wyraźną zgodę na umieszczenie Państwa danych w puli talentów.

W przypadkach, gdy podejmiemy się weryfikacji kandydatów na pewne stanowiska (w przypadkach dozwolonych i zgodnych z przepisami obowiązującego prawa), zniszczymy informacje uzyskane w wyniku weryfikacji tak szybko, jak tylko możliwe lub w ciągu 6 miesięcy (zachowując wyłącznie informacje o wyniku). 

Co do zasady nie będziemy przechowywać dokumentacji dotyczącej rekrutacji przez okres dłuższy niż wymagany ustawowo, w którym można zgłosić roszczenie dotyczące procesu rekrutacji, o ile nie istnieje wyraźny powód biznesowy dla wydłużenia tego okresu.

8. Prawa dotyczące ochrony prywatności danych

Jeżeli zastosowanie mają europejskie przepisy o ochronie danych, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu na ich mocy praw w następujący sposób:

  • W celu żądania dostępu, zmiany, aktualizacji lub usunięcia Państwa danych osobowych prosimy o kontakt z wykorzystaniem danych kontaktowych znajdujących się w ustępie 9 poniżej. 
  • Mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, zażądać ograniczenia ich przetwarzania albo udostępnienia ich w formie umożliwiającej przeniesienie. W tym celu prosimy o kontakt z wykorzystaniem danych kontaktowych znajdujących się w ustępie 9 poniżej. 
  • Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody, mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem sposobu przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych przed wycofaniem zgody ani na przetwarzanie tych danych osobowych mające podstawę prawną inną niż Państwa zgoda.
  • Przysługuje Państwu prawo do wniesienia do organu ochrony danych osobowych skargi dotyczącej gromadzenia i wykorzystywania Państwa danych osobowych. Więcej informacji można uzyskać, kontaktując się z lokalnym organem ochrony danych osobowych. 

Udzielamy odpowiedzi na każdy wniosek otrzymany od osób, które chcą skorzystać z prawa do ochrony danych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa o ochronie danych.

9. Dane kontaktowe

Wszelkie pytania lub wnioski dotyczące niniejszej Informacji o ochronie prywatności prosimy kierować na adres privacyemea@cushwake.com. Jeżeli znajdują się Państwo w Niemczech, mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem ochrony danych (IOD) C&W w Niemczech. Dane kontaktowe naszego Inspektora ochrony danych w Niemczech są dostępne tutaj